ออกแบบห้องประชุมอย่างไร ให้รองรับทุกกิจกรรม 

ถ้าออฟฟิศ SME มีพื้นที่จำกัด การกันพื้นที่หนึ่งห้องไว้เพื่อ “ประชุมอย่างเดียว” อาจไม่ใช่วิธีใช้พื้นที่ที่คุ้มที่สุดครับ 

จากที่พี่ยศเจอลูกค้า SME มา หลายบริษัทไม่ได้ต้องการห้องประชุมทุกชั่วโมง แต่ในแต่ละเดือนกลับมีกิจกรรมหลากหลาย ทั้งประชุมทีม อบรมพนักงานใหม่ นำเสนอผลงาน ต้อนรับลูกค้า หรือจัดสัมมนาภายใน

โจทย์จึงไม่ใช่แค่ว่า ห้องประชุมควรมีโต๊ะกี่ตัวหรือเก้าอี้กี่ตัว แต่ควรถามว่า 

“เราจะทำอย่างไรให้พื้นที่ห้องเดียวเปลี่ยนตามกิจกรรมของธุรกิจได้?” 

ถ้าวางแผนตั้งแต่ต้น ห้องประชุมหนึ่งห้องสามารถทำหน้าที่ได้มากกว่าที่คิด และยังช่วยลดต้นทุนการปรับพื้นที่ใหม่เมื่อบริษัทเติบโตด้วย 

ห้องประชุมใช้แค่ประชุม คุ้มกับพื้นที่ที่เสียไปหรือไม่?

พื้นที่สำนักงานทุกตารางเมตรมีต้นทุนครับ โดยเฉพาะ SME ที่ต้องควบคุมทั้งค่าเช่า ค่าตกแต่ง และงบเฟอร์นิเจอร์ 

ถ้ามีห้องหนึ่งที่รองรับคน 10–20 คน แต่ถูกใช้งานเฉพาะตอนประชุมใหญ่เดือนละไม่กี่ครั้ง พี่ยศจะมองต่อทันทีว่า พื้นที่นี้ทำหน้าที่อย่างอื่นได้อีกหรือไม่ 

ตัวอย่างเช่น เช้าวันจันทร์ใช้ประชุมทีม ช่วงบ่ายปรับเป็นห้องอบรมพนักงานใหม่ วันถัดไปใช้พรีเซนต์งานกับลูกค้า และบางวันเปลี่ยนเป็นพื้นที่ Workshop ภายในองค์กร 

แนวคิด “หนึ่งห้อง หลายการใช้งาน” จึงไม่ได้หมายถึงการเอากิจกรรมทุกอย่างมายัดไว้ในห้องเดียว แต่คือการออกแบบให้ เปลี่ยนรูปแบบได้ง่าย โดยไม่ต้องซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่ทุกครั้ง 

สำหรับ SME นี่คือเรื่องของความคุ้มทุนของพื้นที่โดยตรง 

ก่อนออกแบบห้องประชุม SME ควรถามอะไรบ้าง? 

ทีมพี่ยศมักไม่เริ่มจากถามว่าจะซื้อโต๊ะแบบไหน แต่จะเริ่มจากการใช้งานก่อน 

ลองตอบ 4 เรื่องนี้ให้ชัดครับ 

1. ปกติมีผู้ใช้งานพร้อมกันกี่คน? 

2. ห้องนี้จะใช้ทำกิจกรรมอะไรบ้าง? 

3. ต้องเปลี่ยนรูปแบบห้องบ่อยแค่ไหน? 

4. อีก 1–3 ปี จำนวนคนมีโอกาสเพิ่มหรือไม่? 

ตัวอย่างเช่น SME ที่วันนี้มีพนักงาน 15 คน อาจใช้ห้องสำหรับประชุมพร้อมกันเพียง 6–8 คน แต่เมื่อมีการอบรม อาจต้องรองรับ 15 คนเต็มห้อง 

ถ้าเลือกเฟอร์นิเจอร์โดยดูแค่การประชุม 8 คน วันนี้ พอถึงวันที่ต้องอบรม 15 คน ห้องเดิมอาจเริ่มใช้งานลำบาก 

การคิดเผื่อกิจกรรมและการเติบโตตั้งแต่ต้นจึงช่วยลดโอกาสต้องรื้อ ซื้อเพิ่ม หรือเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์ก่อนเวลา 

ห้องเดียวจะรองรับประชุม อบรม และนำเสนอได้อย่างไร? 

หัวใจสำคัญคือ Layout ต้องเปลี่ยนตามกิจกรรมได้ 

ไม่จำเป็นว่าทุกกิจกรรมจะต้องใช้โต๊ะและเก้าอี้ในตำแหน่งเดิมตลอดเวลา 

รูปแบบประชุมทีม 

การประชุมที่ต้องพูดคุยและเห็นหน้ากันเหมาะกับการจัดโต๊ะให้สมาชิกสื่อสารกันได้ง่าย เช่น โต๊ะประชุมกลางห้อง และเว้นทางเดินรอบโต๊ะให้เพียงพอ 

พื้นที่ด้านหนึ่งอาจเตรียมไว้สำหรับจอหรือการนำเสนอ โดยหลีกเลี่ยงการวางเฟอร์นิเจอร์ที่ทำให้มุมมองถูกบัง 

รูปแบบห้องอบรม 

เมื่อเปลี่ยนเป็นห้องอบรม เป้าหมายจะต่างออกไป ผู้เข้าร่วมควรมองเห็นผู้สอนและพื้นที่นำเสนอได้ชัด และสามารถเข้า-ออกที่นั่งได้สะดวก 

ห้องที่ต้องปรับรูปแบบบ่อยจึงเหมาะกับ โต๊ะอบรมที่เคลื่อนย้ายหรือพับจัดเก็บได้ รวมถึงเก้าอี้ที่จัดเรียงใหม่ได้ง่าย 

ใน Product Catalog ของ ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ มีหมวด ProTraining ซึ่งประกอบด้วยโต๊ะ Training แบบมีล้อ รวมถึงเก้าอี้เลคเชอร์และโพเดียม จึงสามารถนำมาวางเป็นองค์ประกอบของพื้นที่ที่ต้องเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานได้ ไม่จำเป็นต้องแยกสร้างห้องอบรมอีกห้องเสมอไป 

รูปแบบนำเสนอและสัมมนา 

หัวใจสำคัญคือ Layout ต้องเปลี่ยนตามกิจกรรมได้ 

ไม่จำเป็นว่าทุกกิจกรรมจะต้องใช้โต๊ะและเก้าอี้ในตำแหน่งเดิมตลอดเวลา 

รูปแบบประชุมทีม 

การประชุมที่ต้องพูดคุยและเห็นหน้ากันเหมาะกับการจัดโต๊ะให้สมาชิกสื่อสารกันได้ง่าย เช่น โต๊ะประชุมกลางห้อง และเว้นทางเดินรอบโต๊ะให้เพียงพอ 

พื้นที่ด้านหนึ่งอาจเตรียมไว้สำหรับจอหรือการนำเสนอ โดยหลีกเลี่ยงการวางเฟอร์นิเจอร์ที่ทำให้มุมมองถูกบัง 

รูปแบบห้องอบรม 

เมื่อเปลี่ยนเป็นห้องอบรม เป้าหมายจะต่างออกไป ผู้เข้าร่วมควรมองเห็นผู้สอนและพื้นที่นำเสนอได้ชัด และสามารถเข้า-ออกที่นั่งได้สะดวก 

ห้องที่ต้องปรับรูปแบบบ่อยจึงเหมาะกับ โต๊ะอบรมที่เคลื่อนย้ายหรือพับจัดเก็บได้ รวมถึงเก้าอี้ที่จัดเรียงใหม่ได้ง่าย 

ใน Product Catalog ของ ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ มีหมวด ProTraining ซึ่งประกอบด้วยโต๊ะ Training แบบมีล้อ รวมถึงเก้าอี้เลคเชอร์และโพเดียม จึงสามารถนำมาวางเป็นองค์ประกอบของพื้นที่ที่ต้องเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานได้ ไม่จำเป็นต้องแยกสร้างห้องอบรมอีกห้องเสมอไป 

รูปแบบนำเสนอและสัมมนา 

บางกิจกรรมอาจไม่ต้องใช้โต๊ะสำหรับทุกคน 

สามารถจัดเก้าอี้หันเข้าสู่พื้นที่นำเสนอ เพิ่ม โพเดียม สำหรับวิทยากร และเปิดพื้นที่ด้านหน้าให้กว้างขึ้น 

วันไหนต้อง Workshop ค่อยนำโต๊ะกลับมาใช้เป็นกลุ่ม 

หลักคิดคือ อย่าล็อก Layout กับกิจกรรมเพียงประเภทเดียว ถ้าธุรกิจของเรามีหลายรูปแบบการทำงาน  

เลือกเฟอร์นิเจอร์ห้องประชุมอย่างไรให้ปรับพื้นที่ง่าย?

เฟอร์นิเจอร์ห้องประชุมที่ดีสำหรับ Multi-Purpose Workspace ไม่จำเป็นต้องเป็นชิ้นที่โดดเด่นที่สุด แต่ต้องช่วยให้พื้นที่ทำงานตามโจทย์ได้ครับ 

โต๊ะประชุม เหมาะเมื่อการประชุมเป็นกิจกรรมหลัก 

ถ้าห้องถูกใช้ประชุมเป็นส่วนใหญ่ โต๊ะประชุม ยังเป็นองค์ประกอบหลักที่เหมาะสม เพราะช่วยกำหนดพื้นที่สนทนาให้ชัดเจน 

แต่ควรเลือกขนาดตามจำนวนผู้ใช้งานจริงและพื้นที่ทางเดิน ไม่ใช่เลือกโต๊ะใหญ่ที่สุดที่สามารถใส่เข้าไปในห้องได้ 

ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ มีโต๊ะประชุมหลายขนาดในกลุ่มเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน จึงสามารถวางแผนให้สัมพันธ์กับจำนวนคนและพื้นที่จริงก่อนเลือกสินค้า

โต๊ะอบรม ช่วยให้เปลี่ยน Layout ได้คล่องขึ้น 

ถ้าห้องต้องสลับระหว่างประชุมกับอบรมบ่อย โต๊ะอบรมหรือโต๊ะเทรนนิ่ง เป็นอีกแนวทางที่น่าสนใจ 

ในข้อมูลสินค้าของ ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ มีโต๊ะ ProTraining แบบพับได้ ขาเหล็ก มีล้อและล็อกล้อได้ ซึ่งเหมาะกับโจทย์ที่ต้องเคลื่อนย้ายและปรับรูปแบบพื้นที่ 

แทนที่จะถามว่า “โต๊ะตัวไหนสวยที่สุด” พี่ยศอยากให้ถามว่า “เวลาเปลี่ยนกิจกรรม เราจัดห้องใหม่ยากแค่ไหน?” 

เก้าอี้เลคเชอร์ ช่วยลดการพึ่งพาโต๊ะขนาดใหญ่ 

กิจกรรมอบรมหรือสัมมนาบางประเภทไม่ได้ต้องการโต๊ะเต็มรูปแบบสำหรับทุกคน 

เก้าอี้เลคเชอร์แบบมีแผ่นรองเขียนจึงเป็นอีกทางเลือก โดยข้อมูลของ ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ มีทั้งแบบพับได้ มีล้อ และไม่มีล้อ สามารถเลือกให้สัมพันธ์กับลักษณะการใช้งานของห้อง 

โพเดียม ช่วยกำหนดพื้นที่นำเสนอให้ชัด 

ถ้าห้องถูกใช้สำหรับอบรม นำเสนอผลงาน หรือกิจกรรมที่มีวิทยากร โพเดียม สามารถช่วยสร้างจุดนำเสนอที่ชัดเจนขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องสร้างเวทีถาวร 

เมื่อไม่ใช้งานก็สามารถจัดพื้นที่กลับเข้าสู่รูปแบบประชุมตามปกติได้ 

ห้องประชุมที่ดูครบ แต่ใช้งานจริงไม่คล่อง เกิดจากอะไร?

สิ่งที่ทีมพี่ยศเจอเวลาให้คำปรึกษาเรื่องพื้นที่ คือบางครั้งเฟอร์นิเจอร์แต่ละชิ้นไม่ได้มีปัญหา แต่ปัญหาเกิดจาก ทุกชิ้นถูกเลือกแยกกัน โดยไม่ได้คิดภาพรวมของห้อง 

โต๊ะอาจใหญ่เกินไปจนขยับไม่ได้ เก้าอี้ครบแต่ไม่มีพื้นที่เก็บเมื่อเปลี่ยนกิจกรรม หรือเตรียมจอไว้แล้วแต่ตำแหน่งโต๊ะทำให้ผู้ใช้งานบางคนมองไม่สะดวก 

ดังนั้นก่อนสั่งเฟอร์นิเจอร์ ลองวาด Layout อย่างน้อย 2–3 แบบ เช่น 

Meeting Mode → Training Mode → Presentation Mode 

ถ้าห้องสามารถเปลี่ยนระหว่างสามรูปแบบนี้ได้โดยไม่ต้องย้ายของจำนวนมากออกจากห้อง แสดงว่าเราเริ่มเข้าใกล้ Multi-Purpose Workspace ที่ใช้งานได้จริงแล้วครับ 

วางแผนวันนี้อย่างไร เพื่อไม่ต้องรื้อห้องใหม่เมื่อทีมโต?

พี่ยศมองว่าการออกแบบห้องประชุมสำหรับ SME ไม่ควรคิดแค่ “วันนี้นั่งได้กี่คน” แต่ควรคิดต่อว่า ถ้าธุรกิจโตขึ้น พื้นที่นี้ยังใช้ต่อได้ไหม 

ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ วางแนวทางการทำงานไว้ว่าเริ่มจากทำความเข้าใจธุรกิจ จำนวนทีม พื้นที่ และงบประมาณ ก่อนแนะนำการจัดวางและสินค้า 

เพราะบางบริษัทอาจเหมาะกับโต๊ะประชุมถาวร ขณะที่บางบริษัทควรใช้โต๊ะเทรนนิ่งแบบปรับ Layout ได้ หรือบางพื้นที่อาจผสมทั้งสองแนวทางเข้าด้วยกัน 

เป้าหมายไม่ใช่การใส่เฟอร์นิเจอร์ให้เต็มห้อง แต่คือทำให้ ทุกตารางเมตรช่วยให้ธุรกิจทำงานง่ายขึ้น และพร้อมรองรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

หนึ่งห้อง ใช้ให้คุ้มได้มากกว่าหนึ่งกิจกรรม

ถ้ากำลังวางแผน ห้องประชุมหรือห้องอบรม แต่ยังไม่แน่ใจว่าควรจัดโต๊ะ เก้าอี้ พื้นที่นำเสนอ และทางเดินอย่างไรให้รองรับหลายกิจกรรม พี่ยศแนะนำว่าอย่าเพิ่งเริ่มจากการซื้อเฟอร์นิเจอร์ครับ 

ลองเริ่มจากจำนวนคน รูปแบบกิจกรรม ขนาดพื้นที่ และงบประมาณก่อน 

สามารถปรึกษา ทีมพี่ยศ ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ เพื่อช่วยดูแนวทางวางเลย์เอาต์ เลือกองค์ประกอบที่เหมาะกับพื้นที่ หรือนัดชมและทดลองสินค้าจริงที่โชว์รูม สาขาพหลโยธิน เพื่อให้ห้องเดียวรองรับทั้ง ประชุมทีม อบรมพนักงาน นำเสนอผลงาน และต้อนรับลูกค้า ได้อย่างคุ้มค่า

FAQ