ออกแบบพื้นที่ทำงานของทีมอย่างไรให้ใช้พื้นที่คุ้มค่า

เวลาทีมเริ่มเติบโต เจ้าของ SME หลายคนจะเจอคำถามคล้ายกันว่า “ออฟฟิศเริ่มแน่นแล้ว ต้องหาที่ใหม่หรือยัง?”

จากที่พี่ยศเจอลูกค้ามาหลายรูปแบบ ปัญหาหลายครั้งไม่ได้เกิดจากพื้นที่เล็กเกินไป แต่เกิดจากพื้นที่เดิมยังถูกใช้ไม่เต็มประสิทธิภาพ เช่น โต๊ะใหญ่เกินความจำเป็น ทางเดินซ้อนกันหลายจุด ตู้เอกสารวางกระจาย หรือจัดที่นั่งตามจำนวนคนโดยไม่ได้ดูว่าทีมทำงานร่วมกันอย่างไร

เพราะฉะนั้น การออกแบบพื้นที่ทำงานของทีมที่ดีไม่ควรเริ่มจากคำถามว่า “ต้องซื้อโต๊ะกี่ตัว” แต่ควรเริ่มจากคำถามว่า

“ทีมของเราทำงานอย่างไร และพื้นที่แบบไหนช่วยให้ทุกคนทำงานได้สะดวกขึ้น?”

สำหรับ SME เรื่องนี้สำคัญมาก เพราะการใช้พื้นที่ได้ดีขึ้นอาจช่วยรองรับพนักงานที่เพิ่มขึ้นโดยยังไม่ต้องรีบย้ายสำนักงาน และลดค่าใช้จ่ายจากการรื้อหรือซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่เมื่อธุรกิจเติบโต

สรุปสั้น ๆ ออกแบบพื้นที่ทำงานให้คุ้มต้องดูอะไรบ้าง

การจัดพื้นที่ทำงานให้คุ้มไม่ใช่การเพิ่มโต๊ะให้ได้มากที่สุด แต่ต้องทำให้จำนวนที่นั่ง รูปแบบงาน และการสัญจรสัมพันธ์กัน โดยมีหลักสำคัญดังนี้

1. นับจำนวนคนที่เข้าออฟฟิศพร้อมกันจริง ไม่ใช่ดูเฉพาะจำนวนพนักงานทั้งหมด
2. แบ่งทีมตามลักษณะงานและความถี่ในการประสานงาน
3. วางพื้นที่ทำงาน พื้นที่ประชุม พื้นที่เก็บของ และทางเดินให้ชัดเจน
4. เลือกโต๊ะเดี่ยวหรือโต๊ะกลุ่มตามวิธีทำงานของแต่ละทีม
5. คำนวณพื้นที่ของเก้าอี้ การเปิดตู้ และการเดินร่วมกับขนาดโต๊ะ
6. วางตำแหน่งสำหรับเพิ่มที่นั่งและอุปกรณ์เมื่อทีมเติบโต
7. ทดลองวาง Layout ก่อนเลือกซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน

พื้นที่ทำงานที่ดีจึงไม่จำเป็นต้องรองรับคนได้มากที่สุด แต่ควรทำให้ทุกคนทำงานได้จริงโดยไม่รู้สึกอึดอัดหรือรบกวนกันมากเกินไป

พื้นที่ไม่พอจริง หรือเราใช้พื้นที่เดิมยังไม่คุ้ม

ก่อนตัดสินใจย้ายสำนักงาน พี่ยศแนะนำให้สำรวจพื้นที่เดิมก่อนครับ

ลองดูว่าในแต่ละวันมีพื้นที่ส่วนใดถูกใช้งานจริง พื้นที่ส่วนใดว่างเกือบตลอด และอะไรเป็นตัวทำให้สำนักงานดูแน่น

ตัวอย่างปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่

• โต๊ะทำงานมีขนาดใหญ่กว่าลักษณะงานที่ทำ
• มีโต๊ะประจำครบทุกคน แต่พนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศพร้อมกัน
• ตู้เอกสารหลายใบวางกระจายอยู่คนละจุด
• ห้องประชุมขนาดใหญ่ถูกใช้งานเพียงสัปดาห์ละไม่กี่ครั้ง
• ทางเดินหลายเส้นซ้อนกันโดยไม่จำเป็น
• มุมห้องหรือพื้นที่ใกล้เสาถูกปล่อยว่าง
• เครื่องพิมพ์และอุปกรณ์ส่วนกลางอยู่ไกลจากทีมที่ใช้งาน
• โต๊ะหรือฉากกั้นถูกวางในตำแหน่งที่ขวางการสัญจร

ทีมพี่ยศมักเริ่มจากการมอง “การใช้งานต่อพื้นที่” มากกว่า “จำนวนเฟอร์นิเจอร์ต่อพื้นที่”

หากจัดใหม่อย่างเหมาะสม พื้นที่เดิมอาจรองรับจำนวนคนได้มากขึ้น โดยที่แต่ละคนยังทำงานสะดวกและไม่รู้สึกว่าถูกอัดอยู่ในออฟฟิศ

หลักคิดง่าย ๆ คือ ใช้พื้นที่ให้คุ้มค่า ไม่ใช่เพิ่มจำนวนโต๊ะให้มากที่สุด

ก่อนจัดโต๊ะควรรู้ก่อนว่าทีมทำงานกันอย่างไร

การวางพื้นที่ทำงานจากจำนวนพนักงานเพียงอย่างเดียวอาจทำให้ Layout ใช้งานจริงได้ไม่ดี เพราะทีมที่มีจำนวนคนเท่ากันอาจต้องการพื้นที่แตกต่างกันมาก

ทีมบัญชีอาจต้องการความสงบและพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ขณะที่ฝ่ายขายหรือทีมการตลาดอาจต้องพูดคุย ประชุม และแลกเปลี่ยนข้อมูลกันบ่อย

ก่อนเลือกโต๊ะทำงานสำนักงาน ควรถามอย่างน้อย 4 เรื่อง

1. ใครต้องทำงานร่วมกับใครบ่อยที่สุด
2. งานของแต่ละทีมต้องการสมาธิหรือการสื่อสารมากกว่ากัน
3. มีอุปกรณ์ เอกสาร หรือพื้นที่ส่วนกลางอะไรที่ต้องใช้ร่วมกัน
4. ในแต่ละวันมีพนักงานเข้าออฟฟิศพร้อมกันกี่คน

คำตอบเหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดการจัดกลุ่มที่นั่ง ทางเดิน พื้นที่เก็บของ และพื้นที่สนับสนุนอื่น ๆ

ทีมที่ต้องประสานงานกันบ่อย

ทีมที่ต้องพูดคุยและส่งต่องานกันตลอดควรนั่งอยู่ใกล้กัน เพื่อลดเวลาเดินไปมาและทำให้แลกเปลี่ยนข้อมูลได้ง่ายขึ้น

โต๊ะทำงานกลุ่มจึงเป็นทางเลือกหนึ่งที่ช่วยรวมทีมและลดพื้นที่ซ้ำซ้อนระหว่างโต๊ะ แต่ต้องพิจารณาร่วมกับขนาดพื้นที่และลักษณะงาน ไม่ควรเลือกใช้กับทุกแผนกเพียงเพราะต้องการเพิ่มจำนวนที่นั่ง

ทีมที่ต้องใช้สมาธิ

หากงานต้องใช้สมาธิสูง การนั่งชิดกับทีมที่พูดคุยหรือโทรศัพท์บ่อยอาจทำให้เกิดสิ่งรบกวน

ควรแยกโซนงานที่ต้องใช้สมาธิออกจากพื้นที่ประชุม เครื่องพิมพ์ ทางเดินหลัก หรือทีมที่มีการสนทนาตลอดวัน รวมถึงอาจใช้ตู้หรือฉากกั้นช่วยแบ่งพื้นที่โดยไม่จำเป็นต้องสร้างผนังถาวร

ทีมที่ทำงานแบบ Hybrid

สำนักงานที่พนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศพร้อมกันทุกวันไม่จำเป็นต้องเตรียมโต๊ะประจำตามจำนวนพนักงานทั้งหมดเสมอไป

ควรสำรวจจำนวนคนที่เข้าใช้งานพร้อมกันสูงสุด แล้วพิจารณาพื้นที่นั่งร่วม โต๊ะส่วนกลาง หรือจุดทำงานที่สามารถสลับผู้ใช้งานได้ โดยยังต้องมีระบบจัดเก็บของและการจองพื้นที่ที่ชัดเจน

ทีมที่ใช้เอกสารหรืออุปกรณ์ร่วมกัน

ควรวางตู้เอกสาร เครื่องพิมพ์ และอุปกรณ์ส่วนกลางในตำแหน่งที่ผู้ใช้งานเข้าถึงได้สะดวก โดยไม่ต้องเดินผ่านหรือรบกวนโต๊ะของทีมอื่น

พื้นที่สนับสนุนที่วางถูกตำแหน่งช่วยลดการเดินซ้ำและทำให้พื้นที่ทำงานหลักเป็นระเบียบมากขึ้น

รูปแบบพื้นที่ทำงานแบบไหนเหมาะกับแต่ละทีม

ไม่มี Layout เดียวที่เหมาะกับทุกแผนก ควรเลือกรูปแบบให้สัมพันธ์กับพฤติกรรมการทำงาน

พื้นที่ทำงานที่คุ้มที่สุดจึงไม่จำเป็นต้องเป็นพื้นที่ที่ใส่คนได้มากที่สุด แต่ต้องเป็นพื้นที่ที่ช่วยให้แต่ละทีมทำงานได้เหมาะกับหน้าที่ของตนเอง

ทีมกำลังโตควรวางพื้นที่เผื่ออนาคตแค่ไหน

หนึ่งในความผิดพลาดที่พี่ยศพบใน SME คือจัดออฟฟิศให้ “พอดีกับวันนี้” มากเกินไป

สมมติว่าปัจจุบันมีพนักงาน 12 คน หากจัดพื้นที่จนเต็มทุกตารางเมตร เมื่อรับเพิ่มเพียง 2–3 คน อาจต้องย้ายโต๊ะ ย้ายตู้ เดินระบบไฟใหม่ หรือซื้อเฟอร์นิเจอร์คนละรูปแบบเข้ามาแทรก

ต้นทุนที่เกิดขึ้นจึงไม่ใช่แค่ค่าเฟอร์นิเจอร์ แต่รวมถึงเวลาทำงานที่เสียไปกับการปรับสำนักงานด้วย

ในทางกลับกัน หากวางพื้นที่ตั้งแต่ต้นโดยรู้ว่าธุรกิจมีโอกาสขยายทีม ก็สามารถกำหนดตำแหน่งสำหรับเพิ่มที่นั่ง พื้นที่เก็บของ หรือจุดทำงานใหม่ไว้ล่วงหน้าได้

พี่ยศแนะนำให้เผื่ออนาคตด้วยวิธีต่อไปนี้

• กำหนดจุดที่สามารถต่อโต๊ะหรือเพิ่มที่นั่งได้
• วางทางเดินหลักไม่ให้ถูกปิดเมื่อมีโต๊ะเพิ่ม
• เตรียมตำแหน่งปลั๊กไฟและระบบสายให้รองรับ
• เลือกซีรีส์เฟอร์นิเจอร์ที่สามารถซื้อเพิ่มภายหลัง
• ใช้ตู้หรือฉากกั้นที่ย้ายตำแหน่งได้
• แยกแผนจำนวนพนักงานปัจจุบันออกจากแผนในอนาคต
• วาง Layout ปัจจุบันและ Layout หลังขยายทีมเปรียบเทียบกัน

ไม่จำเป็นต้องซื้อโต๊ะเผื่อพนักงานที่ยังไม่มี แต่ควร “วางระบบเผื่อ” เพื่อให้สามารถเพิ่มที่นั่งได้โดยไม่กระทบพื้นที่ส่วนอื่น

นี่คือความแตกต่างระหว่าง “จัดออฟฟิศให้เสร็จ” กับ “วางพื้นที่ทำงานให้เติบโตไปกับธุรกิจ”

พื้นที่ทำงานที่ดีควรสมดุลเรื่องอะไรบ้าง

พื้นที่ทำงานที่ดีไม่ควรให้ความสำคัญกับจำนวนที่นั่งเพียงเรื่องเดียว พี่ยศมองว่าควรสมดุลอย่างน้อย 5 ด้าน

หากพื้นที่เน้นความจุมากเกินไป อาจนั่งได้หลายคนแต่ทำงานไม่สะดวก เกิดเสียงรบกวน และมีปัญหาการสัญจร

แต่หากให้พื้นที่ต่อคนมากเกินความจำเป็น ก็อาจทำให้ SME ต้องเช่าพื้นที่มากขึ้นทั้งที่ยังไม่จำเป็น

จุดที่เหมาะสมจึงอยู่ตรงกลางระหว่างประสิทธิภาพในการทำงาน ความสบาย และความคุ้มค่าของพื้นที่

ข้อผิดพลาดที่ทำให้พื้นที่ออฟฟิศดูแน่นและใช้งานไม่คุ้ม

ปัญหาพื้นที่ไม่พออาจเกิดจากการวางแผนมากกว่าขนาดสำนักงาน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่

• ซื้อเฟอร์นิเจอร์ก่อนวาง Layout
• เลือกโต๊ะขนาดเดียวกันให้ทุกแผนก
• วางตู้เอกสารกระจายหลายจุด
• จัดที่นั่งตามจำนวนพนักงานทั้งหมดโดยไม่ดูผู้เข้าใช้งานพร้อมกัน
• มองข้ามพื้นที่ของเก้าอี้และทางเดิน
• วางทีมที่ใช้สมาธิไว้ใกล้พื้นที่สนทนาหรือเครื่องพิมพ์
• ไม่มีตำแหน่งสำหรับเพิ่มพนักงานในอนาคต
• เลือกเฟอร์นิเจอร์ที่ซื้อเพิ่มให้เข้าชุดเดิมได้ยาก
• ไม่เตรียมจุดไฟและระบบจัดสายตามตำแหน่งโต๊ะ

การแก้ไขไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการย้ายออฟฟิศเสมอไป บางกรณีเพียงปรับกลุ่มที่นั่ง ลดเฟอร์นิเจอร์ที่ไม่จำเป็น หรือย้ายพื้นที่จัดเก็บ ก็อาจทำให้พื้นที่เดิมใช้งานได้ดีขึ้น

SME ควรเริ่มวางแผนพื้นที่ทำงานอย่างไรไม่ให้งบบานปลาย

พี่ยศแนะนำให้เริ่มจากข้อมูลต่อไปนี้ก่อนเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน

1. จำนวนพนักงานปัจจุบัน

ตรวจสอบว่ามีพนักงานกี่คน แบ่งเป็นทีมอะไร และในแต่ละวันมีผู้ใช้งานพื้นที่พร้อมกันเท่าไร

2. รูปแบบการทำงาน

ดูว่าใครต้องทำงานร่วมกัน ใครต้องใช้สมาธิ ทีมใดประชุมบ่อย และมีการทำงานแบบ Hybrid หรือไม่

3. พื้นที่และข้อจำกัด

วัดตำแหน่งเสา ประตู กระจก ปลั๊กไฟ เครื่องปรับอากาศ และทางเดิน ไม่ควรดูเฉพาะพื้นที่รวมเป็นตารางเมตร

4. อุปกรณ์และพื้นที่ส่วนกลาง

ตรวจสอบจำนวนตู้เอกสาร เครื่องพิมพ์ ห้องประชุม พื้นที่พัก และอุปกรณ์ที่ต้องใช้ร่วมกัน

5. แผนเพิ่มพนักงาน

มองเผื่อว่าในอีก 1–3 ปี ทีมมีโอกาสเติบโตไปถึงประมาณไหน และควรเพิ่มที่นั่งในบริเวณใด

6. งบประมาณ

กำหนดงบรวมตั้งแต่ต้น โดยคำนึงถึงค่าเฟอร์นิเจอร์ การจัดส่ง ติดตั้ง ระบบไฟ และอุปกรณ์เสริมร่วมกัน

เมื่อข้อมูลเหล่านี้ชัดเจน การเลือกโต๊ะทำงานกลุ่มโต๊ะทำงานเก้าอี้ทำงาน หรือตู้เก็บของจะง่ายขึ้น เพราะเรากำลังเลือกจากโจทย์ของธุรกิจ ไม่ใช่เลือกจากสินค้าแล้วพยายามหาพื้นที่วางภายหลัง

แนวทางนี้สอดคล้องกับบทบาทของใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ในฐานะพาร์ตเนอร์ด้านพื้นที่ทำงานเพื่อการเติบโตของ SME หรือ Workspace Growth Partner โดยเริ่มจากการทำความเข้าใจจำนวนทีม พื้นที่ งบประมาณ และแผนการเติบโต ก่อนแนะนำแนวทางที่เหมาะสม

อย่าเริ่มออกแบบพื้นที่จากเฟอร์นิเจอร์ ให้เริ่มจากธุรกิจของเรา

ถ้าจะฝากหลักคิดไว้หนึ่งเรื่อง พี่ยศอยากให้จำว่า

พื้นที่ทำงานที่ดีไม่ได้เกิดจากการใส่โต๊ะและเก้าอี้ให้ครบจำนวนคน แต่เกิดจากการเข้าใจว่าทีมทำงานอย่างไร และธุรกิจกำลังจะเติบโตไปทางไหน

โต๊ะทำงานกลุ่มเก้าอี้ทำงาน หรือตู้เอกสารเป็นเพียงเครื่องมือที่ช่วยให้แผนพื้นที่นั้นใช้งานได้จริง

สำหรับ SME การวางแผนตั้งแต่ต้นช่วยทั้งเรื่องการใช้พื้นที่ งบประมาณ และเวลาที่ต้องเสียไปกับการปรับสำนักงานในอนาคต

ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์จึงไม่ได้มองเพียงการขายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน แต่เน้นช่วย SME วางพื้นที่ให้พร้อมใช้งานและรองรับการเติบโต โดยมีสินค้าพร้อมส่ง การให้คำปรึกษาด้านการจัดวางพื้นที่ การติดตั้ง และการดูแลหลังการขายเป็นส่วนสนับสนุน

อยากรู้ว่าพื้นที่ออฟฟิศที่มีอยู่รองรับทีมได้อีกกี่คน

หากกำลังเปิดออฟฟิศ ย้ายสำนักงาน หรือวางแผนขยายทีม ลองคุยกับทีมพี่ยศก่อนเลือกเฟอร์นิเจอร์ได้ครับ

ทีมพี่ยศช่วยพิจารณาจำนวนพนักงาน รูปแบบการทำงาน พื้นที่ งบประมาณ และแผนการเติบโต เพื่อวางแนวทางการจัดพื้นที่ทำงานให้ใช้งานได้คุ้มค่า

สามารถขอคำแนะนำเรื่องการวาง Layout ดูผลงานติดตั้งจริง หรือทดลองโต๊ะทำงานและเก้าอี้ทำงานจริงที่โชว์รูมสาขาพหลโยธินก่อนตัดสินใจได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการออกแบบพื้นที่ทำงาน

Q: พื้นที่ทำงานควรเริ่มออกแบบจากอะไร

A: ควรเริ่มจากจำนวนผู้ใช้งานพร้อมกัน รูปแบบการทำงาน ความสัมพันธ์ระหว่างทีม พื้นที่ส่วนกลาง และแผนการเติบโตของธุรกิจ ก่อนเลือกโต๊ะ เก้าอี้ หรือเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน

Q: โต๊ะทำงานกลุ่มเหมาะกับสำนักงานแบบไหน

A: เหมาะกับทีมที่ต้องประสานงานกันบ่อยและต้องการใช้พื้นที่ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ต้องพิจารณาทางเดิน ระบบสายไฟ เสียงรบกวน และระดับความเป็นส่วนตัวของงานด้วย

Q: โต๊ะทำงานเดี่ยวกับโต๊ะทำงานกลุ่ม แบบไหนประหยัดพื้นที่กว่า

A: โต๊ะทำงานกลุ่มมักช่วยลดช่องว่างระหว่างโต๊ะและจัดพื้นที่ต่อเนื่องได้ง่ายกว่า แต่ไม่ได้เหมาะกับทุกทีม หากงานต้องใช้สมาธิหรือความเป็นส่วนตัว โต๊ะเดี่ยวหรือการแยกโซนอาจใช้งานได้เหมาะสมกว่า

Q: พื้นที่ทำงานต่อคนควรมีขนาดเท่าไร

A: ไม่มีขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกสำนักงาน เพราะขึ้นอยู่กับขนาดโต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์ ลักษณะงาน และทางเดิน ควรวาง Layout ตามขนาดจริงและจำลองการใช้งานก่อนกำหนดจำนวนที่นั่ง

Q: สำนักงานขนาดเล็กสามารถเพิ่มจำนวนพนักงานโดยไม่ย้ายที่ได้หรือไม่

A: บางกรณีสามารถทำได้ หากพื้นที่เดิมยังมีส่วนที่ใช้ไม่เต็มประสิทธิภาพ การปรับ Layout ลดเฟอร์นิเจอร์ที่ไม่จำเป็น และเลือกขนาดโต๊ะให้เหมาะสมอาจช่วยรองรับคนเพิ่มได้

Q: ควรเผื่อพื้นที่สำหรับการขยายทีมตั้งแต่แรกหรือไม่

A: ควร โดยเฉพาะธุรกิจที่มีแผนรับพนักงานเพิ่ม แต่ไม่จำเป็นต้องซื้อโต๊ะเผื่อทันที ควรกำหนดตำแหน่งสำหรับเพิ่มที่นั่งและเตรียมระบบไฟหรือทางเดินให้รองรับไว้ก่อน

Q: เก้าอี้ทำงานมีผลต่อการวางพื้นที่หรือไม่

A: มีผล เพราะต้องคำนึงถึงพื้นที่ดึงเก้าอี้ การลุกนั่ง และทางเดินด้านหลัง จึงไม่ควรวาง Layout จากขนาดโต๊ะเพียงอย่างเดียว

Q: เลือกเฟอร์นิเจอร์ก่อนหรือวาง Layout ก่อน

A: ควรวางแนวทางของพื้นที่ก่อน แล้วจึงเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะกับ Layout ขนาดทีม และงบประมาณ วิธีนี้ช่วยลดโอกาสซื้อมาแล้ววางไม่ลงหรือใช้พื้นที่ได้ไม่คุ้มค่า

Q: การวางพื้นที่ทำงานช่วยควบคุมงบ SME ได้อย่างไร

A: เมื่อรู้จำนวนที่นั่ง พื้นที่แต่ละโซน และแผนการขยายทีมตั้งแต่ต้น จะสามารถกำหนดรายการเฟอร์นิเจอร์และงบประมาณได้ชัดเจนขึ้น ช่วยลดการซื้อซ้ำ การรื้อพื้นที่ และค่าใช้จ่ายในการย้ายสำนักงานก่อนความจำเป็น