ซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศยังไง? ให้คุ้ม 3 ต่อ (หักภาษีได้-ใช้งานทน-เพิ่มกำไรบริษัท)

หลายบริษัทเวลาซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศ มักมองแค่ “ราคา” แต่จริง ๆ แล้ว หากเลือกอย่างเหมาะสม วิธีคิดจะไม่ใช่เพียงการซื้อของเข้าบริษัท แต่เป็นการลงทุนที่ช่วยวางแผนภาษี ลดค่าใช้จ่ายระยะยาว และส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจได้พร้อมกัน

พี่ยศอยากแชร์มุมที่เจ้าของ SME หลายคนอาจมองข้าม เพราะบางครั้งการเลือกซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงานให้ถูกต้องตั้งแต่แรก ทั้งด้านวัสดุ อายุการใช้งาน และเอกสารทางบัญชี อาจช่วยประหยัดเงินบริษัทได้ตั้งแต่หลักหมื่นไปจนถึงหลักแสนบาทในระยะยาว

สรุปสั้น ๆ ซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศให้คุ้มต้องดูอะไรบ้าง?

การซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศให้คุ้มสำหรับบริษัทควรพิจารณา 3 เรื่องหลัก ได้แก่

ดังนั้น อย่าเปรียบเทียบเพียงราคาต่อชิ้น แต่ควรดู “ต้นทุนรวมตลอดอายุการใช้งาน” ควบคู่กันด้วย

คุ้มต่อที่ 1 เฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศบันทึกเป็นสินทรัพย์และหักค่าเสื่อมได้

เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ซื้อมาเพื่อใช้ในการประกอบกิจการและเข้าเกณฑ์ตามนโยบายบัญชีของบริษัท สามารถบันทึกเป็นสินทรัพย์ของบริษัทได้ เช่น

• โต๊ะทำงาน
• เก้าอี้สำนักงาน
• โต๊ะประชุม
• ตู้เอกสาร
• เคาน์เตอร์สำนักงาน

ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ทรัพย์สินประเภทอื่นซึ่งสึกหรอหรือเสื่อมราคาได้ สามารถหักค่าสึกหรอ และค่าเสื่อมราคาได้ในอัตราไม่เกิน 20% ของมูลค่าต้นทุน ทั้งนี้ อัตราและวิธีการบันทึกจริงต้องเป็นไปตามนโยบายบัญชี และเงื่อนไขของแต่ละบริษัท

หากบริษัทใช้วิธีเส้นตรง และหักค่าเสื่อมในอัตรา 20% ต่อปี ก็จะเท่ากับทยอยรับรู้ค่าเสื่อมเป็นเวลาประมาณ 5 ปี

พี่ยศขอยกตัวอย่างแบบเข้าใจง่าย

• ซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศราคา 100,000 บาทก่อน VAT
• บันทึกเป็นสินทรัพย์ของบริษัท
• หากหักค่าเสื่อมแบบเส้นตรงในอัตรา 20% อาจบันทึกค่าเสื่อมได้ประมาณปีละ 20,000 บาท
• ค่าเสื่อมดังกล่าวช่วยลดกำไรสุทธิที่นำไปคำนวณภาษีในแต่ละปี

อย่างไรก็ตาม ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างกรณีใช้งานครบปี ในปีแรกอาจต้องคำนวณตามระยะเวลาที่เริ่มใช้สินทรัพย์จริง และจำนวนภาษีที่ประหยัดได้ไม่ได้เท่ากับค่าเสื่อม 20,000 บาทโดยตรง แต่ขึ้นอยู่กับผลกำไร อัตราภาษี และเงื่อนไขทางบัญชีของบริษัทด้วย

สำหรับ SME บางช่วงอาจมีมาตรการภาษีเฉพาะหรือสิทธิหักค่าเสื่อมในรูปแบบอื่น พี่ยศแนะนำให้ตรวจสอบกับสำนักงานบัญชีหรือผู้สอบบัญชีอีกครั้งก่อนใช้สิทธิ เพื่อให้เหมาะกับรอบบัญชีของแต่ละบริษัท

สรุปง่ายๆ คือ การซื้อเฟอร์นิเจอร์ที่ใช้ในกิจการไม่ได้ให้เพียงของใช้ในสำนักงาน แต่ยังสามารถนำมาวางแผนค่าใช้จ่าย และภาษีของบริษัทได้อย่างเป็นระบบ

คุ้มต่อที่ 2 ภาษีซื้อ VAT ใช้หักภาษีขายได้เมื่อเอกสารถูกต้อง

เรื่องนี้สำคัญมากสำหรับเจ้าของ SME ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

การเลือกซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศจากร้านที่ออก “ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ” ได้ จะช่วยให้บริษัทสามารถนำภาษีซื้อไปใช้คำนวณหักออกจากภาษีขายได้ตามเงื่อนไข

ตัวอย่างกรณีราคาสินค้ายังไม่รวม VAT

• ราคาเฟอร์นิเจอร์ 100,000 บาท
• VAT 7% จำนวน 7,000 บาท
• ยอดชำระรวม 107,000 บาท

ภาษีซื้อจำนวน 7,000 บาทไม่ได้ถือเป็นส่วนลดเงินสดจากร้านค้า แต่บริษัทที่จด VAT อาจนำไปหักออกจากภาษีขายในการยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มได้ หากรายการซื้อนั้นเกี่ยวข้องกับกิจการ มีใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ และไม่เป็นภาษีซื้อต้องห้าม

ก่อนออกใบกำกับภาษี ควรตรวจสอบข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วน ได้แก่

• ชื่อบริษัท
• ที่อยู่ตามทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• สำนักงานใหญ่หรือเลขที่สาขา
• รายละเอียดสินค้าและจำนวนเงิน
• จำนวน VAT ที่แยกออกจากราคาสินค้าอย่างชัดเจน

หากได้รับเพียงบิลเงินสดหรือเอกสารที่มีข้อมูลไม่ครบถ้วน บริษัทอาจไม่สามารถนำ VAT ไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ จึงควรแจ้งข้อมูลบริษัทแก่ร้านค้าก่อนออกเอกสารทุกครั้ง

ที่ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ เราสามารถออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ พร้อมส่งไฟล์เอกสารให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบและประสานงานได้ทันที ช่วยลดปัญหาข้อมูลผิด เอกสารไม่ครบ หรือต้องติดตามเอกสารย้อนหลัง

คุ้มต่อที่ 3 เลือกเฟอร์นิเจอร์ที่ทนและใช้งานได้นานกว่าระยะค่าเสื่อม

ในทางบัญชี เฟอร์นิเจอร์อาจทยอยหักค่าเสื่อมประมาณ 5 ปี แต่ในชีวิตจริง หากเลือกวัสดุและโครงสร้างที่เหมาะสม เฟอร์นิเจอร์บางชิ้นอาจใช้งานต่อได้ 8–10 ปีโดยยังอยู่ในสภาพดี

คุณสมบัติที่ควรพิจารณา เช่น

• หน้าท็อปไม้เมลามีนที่ทนต่อรอยขีดข่วนและทำความสะอาดง่าย
• โครงเหล็กพ่นสีที่ช่วยลดปัญหาสนิม
• ขาโต๊ะเหล็กที่แข็งแรงและเหมาะกับการใช้งานประจำ
• เก้าอี้สำนักงานหรือเก้าอี้ Ergonomic ที่รองรับสรีระและน้ำหนักผู้ใช้งาน
• บานพับ รางลิ้นชัก และอุปกรณ์ประกอบที่มีอะไหล่เปลี่ยน
• การรับประกันและบริการหลังการขายที่มีรายละเอียดชัดเจน

นั่นหมายความว่า เมื่อเฟอร์นิเจอร์ทยอยหักค่าเสื่อมครบแล้ว หากสินค้ายังใช้งานได้ดี บริษัทก็ยังไม่ต้องรีบใช้งบประมาณซื้อทดแทน

พี่ยศสรุปให้เข้าใจง่าย ๆ ว่า

5 ปีแรก = ทยอยบันทึกค่าเสื่อมตามหลักบัญชี
หลังจากนั้น = หากยังใช้งานได้ บริษัทก็ช่วยเลื่อนค่าใช้จ่ายในการซื้อใหม่ออกไป

นี่คือเหตุผลที่หลายบริษัทเลือกจ่ายเพิ่มขึ้นเล็กน้อยเพื่อซื้อของที่แข็งแรง มีมาตรฐาน และซ่อมบำรุงได้ เพราะเมื่อคำนวณต้นทุนเฉลี่ยต่อปีแล้ว อาจคุ้มกว่าการซื้อของราคาถูกแต่ต้องเปลี่ยนใหม่บ่อยครั้ง

ตัวอย่างคำนวณต้นทุนกรณีซื้อเฟอร์นิเจอร์ราคา 10,000 บาท

สมมติว่าเฟอร์นิเจอร์มีราคาก่อน VAT 10,000 บาท บริษัทจะชำระเงินจริงรวม 10,700 บาท โดยแยกเป็น

• ราคาสินทรัพย์ 10,000 บาท ซึ่งอาจนำไปบันทึกค่าเสื่อมตามเงื่อนไข
• ภาษีซื้อ VAT 700 บาท ซึ่งอาจนำไปหักออกจากภาษีขายได้
• ยอดเงินสดที่จ่ายในวันซื้อ 10,700 บาท

บริษัทจ่ายเงิน 10,700 บาทจริงในวันที่ซื้อ แต่เมื่อพิจารณาภาษีซื้อและการทยอยบันทึกค่าเสื่อม ต้นทุนสุทธิทางธุรกิจอาจต่ำกว่ายอดเงินสดที่จ่าย ทั้งนี้ ผลประหยัดจริงขึ้นอยู่กับสถานะภาษีและผลประกอบการของแต่ละบริษัท

เช็กลิสต์ก่อนซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศสำหรับบริษัท

ก่อนตัดสินใจสั่งซื้อ พี่ยศแนะนำให้ตรวจสอบอย่างน้อย 7 เรื่อง

1. จำนวนผู้ใช้งานและลักษณะงาน
   พนักงานนั่งประจำ ใช้โต๊ะร่วมกัน หรือทำงานแบบ Hybrid มีความต้องการต่างกัน
2. ขนาดพื้นที่สำนักงาน
   วัดพื้นที่ ทางเดิน ตำแหน่งประตู และจุดปลั๊กไฟให้เรียบร้อยก่อนเลือกขนาดโต๊ะหรือตู้
3. ความแข็งแรงของวัสดุ
   ตรวจสอบความหนาของหน้าท็อป โครงสร้าง ขาโต๊ะ อุปกรณ์ประกอบ และน้ำหนักที่รองรับได้
4. ความสบายในการใช้งาน
   โต๊ะและเก้าอี้ควรมีความสูงเหมาะสมกับสรีระ โดยเฉพาะตำแหน่งที่ต้องใช้งานต่อเนื่องหลายชั่วโมง
5. ราคาโดยรวมหลังติดตั้ง
   สอบถามให้ชัดเจนว่าราคารวมค่าจัดส่ง ประกอบ ติดตั้ง และขนย้ายขึ้นอาคารแล้วหรือไม่
6. การรับประกันและบริการหลังการขาย
   ตรวจสอบระยะเวลารับประกัน เงื่อนไขการเคลม และความพร้อมของอะไหล่
7. เอกสารสำหรับฝ่ายบัญชี
   ยืนยันว่าร้านค้าสามารถออกใบเสนอราคา ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารประกอบที่บริษัทต้องการได้

หากเปรียบเทียบครบทั้ง 7 ข้อนี้ จะช่วยลดความเสี่ยงในการซื้อผิดขนาด ได้สินค้าที่ไม่เหมาะกับงาน หรือต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลังสั่งซื้อ

ซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศ อย่าดูแค่ราคา แต่ต้องดูความคุ้มทั้งระบบ

เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ดีไม่จำเป็นต้องเป็นสินค้าที่แพงที่สุดหรือถูกที่สุด แต่ควรตอบโจทย์บริษัทได้ครบทั้งด้านการใช้งาน งบประมาณ และเอกสารทางบัญชี ได้แก่

• แข็งแรงและเหมาะกับการใช้งานจริง
• ช่วยให้สำนักงานดูเป็นมืออาชีพ
• สามารถบันทึกเป็นสินทรัพย์และหักค่าเสื่อมได้ตามเงื่อนไข
• มีใบกำกับภาษีและเอกสารถูกต้อง
• มีการรับประกันและบริการหลังการขาย
• ช่วยลดต้นทุนการซ่อมและซื้อทดแทนในระยะยาว

ที่ใจสู้ เฟอร์นิเจอร์ เราไม่ได้ขายเพียงเฟอร์นิเจอร์ แต่ช่วยให้ธุรกิจเลือกซื้อได้คุ้มตั้งแต่การวางแผนสินค้า เลือกวัสดุ ตรวจสอบขนาดพื้นที่ ไปจนถึงการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบและจัดเตรียมเอกสารให้ฝ่ายบัญชี

เพราะสำหรับ SME การควบคุมต้นทุนอย่างถูกวิธี คือส่วนหนึ่งของกำไรที่เห็นผลได้จริงในระยะยาว

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศ

Q:ซื้อเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศสามารถหักภาษีได้หรือไม่?

A: หากซื้อเพื่อใช้ในการประกอบกิจการและเข้าเกณฑ์ตามนโยบายบัญชี บริษัทสามารถบันทึกเป็นสินทรัพย์และทยอยนำค่าเสื่อมราคาไปเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีได้ ไม่ใช่การนำราคาซื้อทั้งหมดไปหักออกจากภาษีที่ต้องชำระโดยตรง

Q: เฟอร์นิเจอร์สำนักงานคิดค่าเสื่อมกี่ปี?

A: ทรัพย์สินประเภทอื่นที่สึกหรอหรือเสื่อมราคาได้ สามารถหักค่าเสื่อมได้ในอัตราไม่เกิน 20% ของมูลค่าต้นทุน หากใช้วิธีเส้นตรงในอัตราสูงสุด จึงมีระยะเวลาประมาณ 5 ปี ทั้งนี้ต้องพิจารณานโยบายบัญชีและวันที่เริ่มใช้งานจริงประกอบด้วย

Q: บิลเงินสดใช้หัก VAT ได้หรือไม่?

A: หากบิลเงินสดไม่มีรายละเอียดครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ของใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ โดยทั่วไปจะไม่สามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อได้ บริษัทควรขอใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบที่ระบุข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขายอย่างถูกต้อง

Q: บริษัทที่ไม่ได้จด VAT ได้ประโยชน์จาก VAT 7% หรือไม่?

A: บริษัทที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่สามารถนำภาษีซื้อไปหักออกจากภาษีขายได้ การบันทึก VAT เป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายต้องพิจารณาตามลักษณะรายการและนโยบายบัญชีของกิจการ

Q: ซื้อเฟอร์นิเจอร์ราคาถูกหรือเลือกของทน แบบไหนคุ้มกว่า?

A: ควรเปรียบเทียบต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ไม่ใช่ดูเพียงราคาซื้อ หากสินค้าราคาแพงกว่าเล็กน้อยแต่ใช้งานได้นาน มีอะไหล่และบริการหลังการขาย ต้นทุนเฉลี่ยต่อปีอาจต่ำกว่าสินค้าราคาถูกที่ต้องซ่อมหรือเปลี่ยนบ่อย

Q: ต้องเตรียมข้อมูลอะไรเพื่อออกใบกำกับภาษี?

A: ควรเตรียมชื่อบริษัท ที่อยู่ตามทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขา พร้อมตรวจสอบความถูกต้องก่อนให้ร้านค้าออกเอกสาร

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการเลือกซื้อเฟอร์นิเจอร์และหลักภาษีเบื้องต้น ไม่ถือเป็นคำปรึกษาด้านบัญชีหรือภาษีโดยเฉพาะ บริษัทควรตรวจสอบกับสำนักงานบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนบันทึกรายการและใช้สิทธิทางภาษี